Mediawijs.be

Of je organisatie actief is op sociale media of niet, je moet ervan uitgaan dat je medewerkers dat wel zijn:  van Facebook tot LinkedIn en van Instagram tot YouTube om maar te zwijgen over Twitter, Snapshat of andere sociale media.

Steeds meer mensen nemen er aan deel en dit niet alleen van een privé standpunt.  Goede afspraken maken met iedereen lijkt me ten zeerste aan te raden. We noemen dit vaak een sociale media policy die niet alleen de reputatie van uw organisatie helpt te beschermen, maar ook mensen tegen zichzelf weet te beschermen.

Er is natuurlijk niet één maar meerdere mogelijke oplossingen, maar er zit toch een stramien, noem het even een anatomie, in.  Een aantal bouwstenen:

1. Waarom stel je een sociale media policy op?

Natuurlijk vinden medewerkers “regels” niet leuk.  Maar elke medewerker moet wel waken over de reputatie van zijn organisatie en dat is nu wat een policy beoogt.  Meer nog, goede afspraken zullen van je medewerkers ambassadeurs maken.

2. Wat is een sociale media policy?

Sociale media is een breed begrip dat verder gaat dan Facebook, Twitter of LinkedIn.  Een goede policy bevat een duidelijke definitie van wat de organisatie verstaat onder sociale media.  Hierin worden de verschillende sociale media platformen genoemd en beschreven met hun voordelen en mogelijke gevaren.

3. Op wie slaat deze policy?

Binnen organisaties zijn verschillende types mensen actief.  De ene mag spreken in naam van de organisatie, de andere niet.  Sommigen werken in vast dienstverband, andere hebben een tijdelijk statuut.  Je zorgt er best voor dat je afspraken voor iedereen relevant en duidelijk zijn.

4. De 'afdwingbare' regels – Policy

Er moeten duidelijke regels zijn wie kan praten in naam van de organisatie.  Ook moet je vastleggen wie sociale media profielen kan maken met het logo van de organisatie.  Tenslotte, ga je ook vastleggen welke opleidingen deze mensen moeten hebben genoten om de sociale media van de organisatie te mogen beheren.

5. De richtlijnen

Dit zijn een aantal adviezen die mensen kunnen volgen om zichzelf niet in de problemen te brengen. Dit is vaak gezond verstand en komen ook voor in een arbeidsreglement maar toch goed om deze te vertalen naar sociale media.  Een paar voorbeelden: “wees authentiek”, “Lieg niet”, “Begin niet met spammen op sociale media”, etc.

6. Waar zit de organisatie op sociale media?

Ga er niet van uit dat iedereen binnen de organisatie weet waar die organisatie actief is op sociale media.  Het is goed om alle profielen op een rijtje te zetten voor een paar redenen:

• Duidelijkheid en overzichtelijkheid

• Mensen kunnen deze profiel “volgen” om op de hoogte te blijven

7. Monitoring

Luisteren op sociale media is een must.  Laat dit ook via je sociale media policy weten dat je dit doet.  Je hoeft natuurlijk niet te vertellen hoe je dit doet, maar wel dat je dit doet.  Mensen zullen achteraf niet verrast zijn als je verwijst naar sociale media bij eventuele positieve of negatieve berichten.

8. Hoe omgaan met reacties?

Hoe je het draait of keert, mensen praten over mensen en organisaties op sociale media.  Het is beter een scenario vast te leggen hoe je met deze reacties om zult gaan dan na de feiten een crisis te moeten aanpakken.

9. Vragen over sociale media?

Hoe meer medewerkers op die sociale media aanwezig zijn, hoe meer vragen er kunnen komen.  Misschien altijd leuk als je die kunt doorverwijzen naar een specialist binnen je organisatie.

Nu lijkt het alsof dit een lang document moet worden.  Niets is minder waar want er zijn organisaties die dit allemaal een A4 recto verso krijgen.  Kort en krachtig lijkt me het devies.

Een policy hebben is één, maar die bekend maken is eigenlijk veel belangrijker.  Probeer dit op een ludieke manier te doen zodat je iedereen meekrijgt en wie meet heb je plots een grote groep ambassadeurs!

Mic Adam (Vanguard Leadership) is een social media policy creator die reeds meer dan 6 jaar dergelijke sociale media policies heeft geschreven voor kleine en grote bedrijven (privé en publiek).