Tips voor een efficiënter gebruik van e-mail
E-mail houdt alsmaar meer mensen en organisaties in een “wurggreep”. De voordelen van het medium - de snelheid, de laagdrempeligheid en de neutraliteit - blijken tegelijk ook nadelen. Organisaties die de productiviteit van hun medewerkers willen opkrikken, moeten drastische beslissingen durven nemen. Gunnar Michielssen, initiatiefnemer van e-mailloze vrijdag, experimenteert al een hele tijd met de regel van 3-3-3. Op zijn webiste Afkicken van e-mail geeft hij heel wat tips en advies voor efficiënter, beter en minder e-mailen. Hieronder kan je alvast enkele tips terugvinden. Meer info op www.afkickenvanemail.be
De regel van 3-3-3
Niet iedereen kan deze regel individueel beginnen toepassen. Daarvoor moet eerst de communicatiecultuur in je organisatie worden aangepakt. Bovendien zal het systeem in bepaalde operationele functies niet werkbaar zijn. Maar managers die geacht worden vooruit te kijken, na te denken en te organiseren, kunnen ongetwijfeld wel veel winst boeken met de regel van 3-3-3.
-
Open je mailbox slechts 3 keer per dag.
-
Beantwoord elke mail die antwoord nodig heeft binnen maximaal 3 werkdagen.
-
Respecteer 3 absoluut e-mailvrije periodes: 's avonds na het werk, in het weekend, tijdens vakanties. Bang dat deze regel in je gezicht terugkaatst? De realiteit leert dat het omgekeerd werkt:
-
Je krijgt de hele dag vrij voor belangrijke dingen, niet voor ad-hocproblemen. Bovendien kan je langere periodes ongestoord en dus gefocust werken.
-
Men mailt je niet met banaliteiten. Veel problemen zijn na drie dagen al (gedeeltelijk-) opgelost. Mensen lossen opnieuw hun eigen problemen op. Voor dringende problemen spreken mensen u opnieuw rechtstreeks of persoonlijk aan.
-
Je creëert geen extra werk tijdens periodes waarin je gedacht wordt op adem te komen.
Eenvoudige e-mailpolicy in 15 stappen
Is de regel van 3-3-3 te drastisch? Hieronder vind je alvast 15 eenvoudige tips om te beginnen aan een efficiënter gebruik van e-mail:
-
Beschouw e-mail als een “andere” vorm van post. Je papieren post doe je ook niet de hele dag door open, maar behandel je in één keer. Kijk niet meer dan drie keer per dag in je Postvak In.
-
Beperk het gebruik van e-mail tot één uur per dag. Besteed de andere uren aan werk dat niet rechtstreeks door nieuwe binnenkomende e-mail wordt gestuurd.
-
Gebruik e-mail uitsluitend voor berichten die niet tijdsgevoelig zijn, dus alleen wanneer een antwoord binnen 24 uur niet noodzakelijk is.
-
E-mail dient uitsluitend om informatie met elkaar te delen. Gebruik e-mail nooit voor één-op-één-gesprekken, discussies, meningsverschillen of emotioneel geladen boodschappen.
-
Rechtstreekse face-to-face-communicatie en telefonisch contact verdient de voorkeur boven e-mail, zeker bij dringende mails of complexe opdra chten of vragen.
-
Respecteer de privacy van de afzender. Behandel confidentiële mails voorzichtig en vertrouwelijk. Stuur persoonlijk geladen boodschappen nooit door.
-
Deel bedrijfskritische informatie altijd via “Share Points”.
-
Stuur uitsluitend kopies van berichten naar wie echt op de hoogte moet zijn of wie er expliciet om gevraagd heeft. Stuur geen cc’s naar verantwoordelijken om je vragen kracht bij te zetten.
-
Het gebruik van Bcc en Reply to all is verboden, tenzij na expliciete toelating.
-
Forward berichten nooit meer dan twee keer. Forward nooit confidentiële informatie. Forward nooit berichten van collega’s naar externen.
-
Stuur geen bedankmails achteraf, maar bedank vooraf.
-
Kettingmails doorsturen is verboden. Sociale mails naar meer dan één persoon eveneens.
-
Beperk elke e-mail tot maximum 150 woorden
-
Gebruik uw professionele mailadres uitsluitend voor professionele doeleinden. Om spam te vermijden mag het niet worden gepubliceerd op sites van derden, zoals bijvoorbeeld netwerksites.
-
Het schrijven of beantwoorden van e-mails buiten de werkuren, tijdens weekends of vakanties is uitsluitend toegelaten in noodgevallen.
Bron: afkickenvanemail.be